Tugas
11 Softskill Surat Menyurat
BAB
11
Surat
Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan
Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan
dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis.
(Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan
kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya
serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri)
ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah
yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat
komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
11.1 Arti Dan Funsi Surat
Surat merupakan salah satu
alat komunikasi tertulis populer yang pastinya sobat sudah tahu akan itu semua.
Tapi saya sanksi sobat masih sering menggunakan surat untuk berkomunikasi.
Generasi kita lebih sering menggunakan telepon, sms, atau internet dalam
menjalin komunikasi dengan orang lain. Tapi zaman sebelum generasi kita, peran
surat sebagai alat komunikasi terasa sangat penting loh.
Nah,
bagi sobat yang sedang belajar tentang apa itu surat, apa saja fungsinya, dan
sejarah surat; Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan membahas
mengenai itu. Yup Pengertian, Fungsi dan Sejarah Surat merupakan topik
yang akan kita bahas sekarang. Semoga pembahasan mengenai surat di bawah ini
dapat bermanfaat bagi sobat sekalian. Check this out!!!
Pengertian
Surat
Ada
banyak pengertian tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada
inti yang sama; surat adalah sarana telekomunikasi.
Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan
informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan,
undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada
pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk
menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.
Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai
berikut:
- Ditinjau
dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang
mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan
dirasakannya.
- Ditinjau
dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
- Ditinjau
dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
Memang banyak pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri
mengenai pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis
yang ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima
surat.
Fungsi
Surat
Sebagaimana
kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil
salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat komunikasi. Tapi bukan
itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai
berikut:
- Surat
sebagai sarana komunikasi.
- Surat
sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah
pikiran ataupun gagasan.
- Surat
sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
- Surat
sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
- Surat
sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat perintah.
- Surat
sebagai historis.
11.2 Syarat-syarat Surat Yang Baik
Secara
garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut
ini:
a.
Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
-
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan.
-
Pengetikan suratbenar, jelas, bersih, dan rapi, dengan
format yang menarik.
-
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki.
c.
Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,
maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga
harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari
pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk
menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu
maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok
pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan
kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak
biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5.
Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6.
Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana
digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan
Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Syarat lain yang harus dipenuhi dalam
menyusun surat yang baik ialah
a. memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
b. memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
c. mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
d. hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
11.3 Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat
di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam
bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan
harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan
kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan
sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya
menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu.
Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas
surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
- Dengan surat ini kami
beritahukan kepada Saudara…
- Dengan ini kami mohon
bantuan Saudara untuk…
- Bersama ini kami
kirimkan kepada Bapak…
- Seiring dengan surat
ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
- Membalas surat Ibu
tanggal…
- Menjawab pertanyaan
Anda dalam surat Anda…
- Memenuhi pesanan Tuan
dengan surat tanggal… nomor…
- Menyusul surat kami
tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
- Dengan sangat menyesal
kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat
ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau
Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan
kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi
ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang
hendaknya dipakai di situ, melainkan kata dengan ini atau dengan
surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat
pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat,
melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa
Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara
tanggal… atau Menjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat
karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya,
berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita
mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata
karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena
dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena
tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan
pertalian ialah: bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan,
berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya,
pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita
kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya,
dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus
yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat
sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
- Atas bantuan Saudara,
kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri surat kami
dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
- Sekianlah laporan kami,
mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
- Semoga laporan kami ini
dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.
Diambil dari Buku Inilah Bahasa Indonesia yang Benar karya J.S. Badudu.
11.4 Bagian Bagian Surat
1.
Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala
surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas
dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari
pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta
juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
- Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2.
Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman
tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi
mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya
tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa
alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat,
wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
3.
Nomor Surat
Sebuah
surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi
biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang
diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi
untuk:
- Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
- Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga
atau perusahaan
- Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
- Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
4.
Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah
berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5.
Hal
Pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6.
Alamat Dalam
Terdapat
dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai
berikut:
- Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
- Menggunakan
kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi
"YTH"
- Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang
dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu,
Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh
nama orang.
- Di
setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
7.
Salam Pembuka
Bagian
surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat.
Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda
koma.
8.
Isi Surat
Pembuka merupakan
alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap
infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
Alendia isi berisi
informasi yang akan disampaikan.
Sedangkan alenia
penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada
pembaca surat.
9.
Salam Penutup
Salam
penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat
saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti
salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama
jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11.
Tembusan
Tembusan
merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak
mendapatkan surat tersebut.
11.5 Contoh-contoh
Surat
1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang
dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada
organisasi/lembaga.
2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah
instansi pemerintah.
3. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan
dengan kegiatan dagang.
Soal:
1. Suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan, pengertian dari..
a.
Surat*
c. Pengumuman
b. Email
d. faximile
2. Suatu alat bukti tertulis, alat pengingat, alat
bukti historis, duta organisasi dan pedoman merupakan..
a. pengertian
surat
c. syarat surat
b. fungsi surat *
d. jenis-jenis surat
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang
benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia merupakan salah satu dari…
a. pengertian
surat
c. syarat surat yang baik *
b. fungsi
surat
d. jenis-jenis surat
3. Bagian –bagian surat terdiri dari:…
a.
Kop surat, tempat dan tanggal, nomor
surat, lampiran, perihal
b. Alamat dalam, salam pembuka, isi surat, salam penutup
c.
Nama jelas & tanda tangan
pengirim, tembusan dan initial surat
d. Semua jawaban benar *
4. Surat dinas, surat pribadi, surat dagang merupakan..
a. Pengertian
surat
c. syarat surat yang baik
b. Fungsi
surat
d. contoh-contoh surat *
Sumber :
http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html
http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/
http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
http://sastranesia.com/bahasa-surat/
http://desyantigularti.blogspot.com/2014/05/surat-menyurat.html
